ABRIR CORTE DE CAJA

Lo primero que un cajero necesita hacer antes de empezar a cobrar, es abrir el corte de caja, para realizarlo hacemos los siguientes pasos:

• En el menú principal vamos ir a: caja / abrir corte
• Se presenta la ventana de abrir corte
• Escribimos la cantidad de dinero que estamos recibiendo como fondo de caja
• Si lo deseamos podemos presionar la tecla F2, para activar la ventana que nos permite hacer el conteo del dinero.
• Escribimos la cantidad recibida de cada billete.
• Presionamos F8 para regresar a la ventana anterior
• Damos clic en el botón de abrir corte.
• El sistema nos pide confirmar, damos clic en el SI
• Se presenta un mensaje que el corte ha sido abierto y se imprime el comprobante del fondo recibido.

Listo, el corte de caja ha sido abierto y podemos empezar a vender y a recibir pagos.

REGISTRAR VENTAS

Para realizar ventas en el módulo de caja, tenemos que ir a: Caja-Registrar Ventas.

Esta, es la ventana más importante del módulo de caja, ya que la usaremos para elaborar notas, facturas, devoluciones y apartados.

La pantalla nos muestra a grandes rasgos:
-    Los datos del cliente
-    Los artículos que se han vendido
-    Y las formas pago usadas

Además nos muestra la siguiente información
-    El tipo de documento que vamos a elaborar y su folio
-    La fecha actual
-    El nombre del cajero
-    El # de caja
-    El # corte activo en esa caja
-    El tipo de cambio al que recibiremos los dólares, si es que los manejamos.

Para realizar una nota de venta haremos lo siguiente:
-    Iremos escaneamos el código de barra de cada uno de los productos que el cliente va a llevar
-    en la parte de arriba se van mostrando los artículos conforme son escaneados
-    y abajo se muestra el total a pagar hasta el momento
-    una vez terminado de escanear los artículos, le informamos al cliente el total a pagar,
-    recibimos el pago y presionamos la tecla enter, para avanzar hacia las formas de pago
-    escribimos el total pagado en la columna de pesos,
-    y seguimos presionando enter hasta activar la botón de procesar
-    el sistema confirma la operación a realizar,
-    contestamos que si
-    en ese momento se imprime la nota de venta
-    y el sistema se prepara la siguiente operación

Normalmente las las notas de venta, se elaboran al publico en general, es decir, sin identificar el cliente, pero si deseamos llevar un conteo de lo que han comprado ciertos clientes, podemos presionar la tecla F5 para realizar una busqueda e identificar el cliente

Si por algún motivo el artículo a vender no tiene código de barra, podemos realizar una búsqueda de artículos presionando la tecla F2.

Si el cliente va a llevar varios artículos del mismo tipo, podemos ahorrar tiempo y teclear la cantidad a llevar, seguida de un asterisco y el códgo de barras del artículo.

Al estar pagando, podemos seleccionar otra forma de pago distintas al efectivo, presionando la barra espaciadora se iran mostrando todas las formas de pago disponibles. También podemos teclear la primera letra de la forma de pago, por ejemplo T para Tarjeta de Credito, y C para Cheque

Se pueden realizar pagos mixtos, es decir una parte en efectivo y otra parte con tarjeta de crédito.

Por último comentaremos que presionando la tecla F6 podremos realizar otras operaciones importantes que explicaremos más adelante.

 

Para elaborar una factura dentro del módulo de caja:

 

Para elaborar una devolución dentro del módulo de caja;

• Vamos a Caja – Registrar Ventas
• Presionamos F6 y seleccionamos “Elaborar Devolución”
• Seleccionamos el cliente que devuelve la mercancía
• Escaneamos los productos que se están devolviendo
• El sistema nos indica el importe total de la devolución.
• Tenemos opción de realizar 2 tipos de devoluciones:
• Una es la devolución de efectivo, que consiste en regresar el dinero al cliente.
• Y la segunda opción es generar una nota de crédito, que consiste en emitir un vale para que el cliente lo use en su próxima compra.
• Para terminar presionamos F8 y confirmamos la operación

Manejo de apartados

El manejo de apartados en el módulo de caja es muy sencillo, y consta de 3 procesos básicos:
-    El primero es Crear el apartado
-    Después Abonar al apartado
-    Y por último Entregar el apartado

Para crear un nuevo apartado hacemos los siguiente:
-    Presionamos F5 para seleccionar el cliente
-    Después presionamos F6 y seleccionamos: Elaborar apartado
-    Escaneamos los productos que se van a apartar
-    Especificamos el pago inicial que dejara el cliente
-    Y Damos clic en Procesar

El sistema imprime el apartado y la nota de venta en caso de haber realizado un pago inicial

Esta apartado no descuenta las existencias del inventario, ya que la mercancía permanece en la tienda, solamente que está apartada para el cliente, hasta que termine de pagarla.

Para registrar un abono a un aparado, hacemos lo siguiente:
-    Presionamos F5 y seleccionamos el cliente
-    Después presionamos F6 y seleccionamos: Abonar o entregar apartado
-    Damos clic en el boton de abonar
-    Especificamos el importe a abonar
-    Damos clic en Abonar
-    El sistema regresa a la ventana de registrar venta
-    Especificamos la forma de pago y damos clic en procesar

En ese momento se imprime la nota de venta, correspondiente al abono a ese apartado.

Por último para entregar un apartado, realizamos el siguiente proceso:
-    Presionamos F5 y seleccionamos el cliente
-    Presionamos F6 y seleccionamos: Abonar o entregar apartado
-    Damos clic en el boton de Entregar
-    El sistema se regresa a la ventana de Documentos de venta y muesta la mercancía a entregar y el importe a pagar
-    Especificamos la forma de pago y damos clic en procesar

 

• Estando en la ventana principal de caja, presionar F5 para buscar al cliente.
• Después ir a F6 y seleccionar “Pagar Créditos”
• Aparece la ventana de “Pagar Créditos”, en donde se muestran todas las facturas que nos debe el cliente.
• Seleccionamos la forma de pago; que en este caso será Cheque.
• Escribimos el folio o número del cheque y después el importe pagado.
• Al presionamos ENTER en el campo de divisa, el sistema automáticamente nos indica que va intentar pagar las facturas más atrasadas.
• Podemos activar o desactivar el pago de una factura, usando la barra espaciadora o dando clic en la casilla de la última columna.
• También podemos capturar directamente el importe a abonar en cada factura.
• Para terminar presionamos F8 o activamos el botón de Pagar.
• El sistema confirma la operación a realizar y posteriormente imprime un comprobante del pago recibido.

 

Estando en caja, vamos a tener que realizar salidas de efectivo por diferentes razones, algunas de las salidas de efectivo más comunes son: los retiros de efectivo cada cierto tiempo para evitar que el dinero se acumule y los pagos a proveedores hechos directamente en caja.

Para realizar una salida de efectivo, haremos lo siguiente:

• Estando en la ventana principal del módulo caja, vamos a dar clic en F6 y seleccionamos la opción “Salidas de Efectivo”
• Se presenta la ventana de “Salidas de Efectivo”
• El primer dato que nos pide es indicar el tipo de salida a realizar; aquí es donde podemos seleccionar si se trata de un retiro a bóveda, un pago a proveedor o cualquier otro tipo que tengamos definido.
• Después, escribimos la cantidad de dinero que sacaremos de caja; aquí podemos presionar la tecla F2 para hacer un conteo de billetes.
• Una vez que están listos los datos, damos clic en Procesar
• El sistema nos pide confirmar la operación y después, imprime un comprobante de la operación realizada.

Caja - Cancelar Documentos

 

Cuando se utiliza el módulo de caja y necesitamos cancelar un documento, vamos a realizar el siguiente proceso:

•    Estando en la ventana de Caja, damos en clic en el botón de F6
•    Seleccionar la opción Cancelar Movimientos
•    Se presenta la siguiente ventana.
•    Seleccionar el tipo de documento que vamos a cancelar, por ejemplo una nota.
•    Después escribimos el folio de la nota que vamos a cancelar
•    El sistema nos muestra el nombre del cliente y el importe
•    Nos pregunta ¿Por qué se cancela el movimiento?
•    Escribimos el motivo de cancelación.
•    Damos clic en el botón de cancelar
•    El sistema nos muestra la nota de venta
•    Damos clic en el boton de cancelar o presionamos F8
•    El sistema nos pide la fecha de la cancelación
•    Damos Enter
•    El sistema nos presenta LA ÚLTIMA confirmación, antes de cancelar el documento.Es importante CONFIRMAR visualmente la nota, antes de cancelarla, ya que el sistema NO permite DESCANCELAR documentos.
•    Damos clic en SI
•    Y en ese momento la nota queda cancelada
•    Presionamos ESCAPE para cerrar la ventana
•    Y posteriormente damos clic en Aceptar

Otra forma de acceder la ventana de cancelar es en el menú de Caja / Cancelar Movimiento.
 

 

 

 

Facturar Nota de Venta 

Esta opción nos permite facturar una o varias notas de venta a una cliente en especifico, con le objetivo de no volver afectar inventario y no cancelar nuestras notas de venta. Se puede acceder desde el menú de Caja / Facturar Nota de Venta 

1. De manera automática el sistema nos proporciona el siguiente folio de factura, mismo que podríamos cambiar si lo deseamos.
2. Después se deberá de especificar el cliente, capturando la clave del mismo o bien realizando una búsqueda por nombre.
3. Posteriormente debemos indicar la nota, en caso de ser varias notas estas deberán estar separadas por comas como se muestra a continuación.
4. A manera de consulta nos muestra el detalle de todas las notas indicadas, al igual que los datos Subtotal, IVA y Total.
5. Para procesar la factura, vamos a presionar el  botón procesar.
6. Se confirman los datos.
7. De esta manera hemos procesado exitosamente nuestra factura.

Esta opción nos permite registrar una entrada de efectivo al corte que esta actualmente activo, con el objetivo de dar entrada a otros movimientos que no pertenezcan de manera directa a un ingreso normal. Se puede acceder desde el menú de Caja / Otras Entradas de Efectivo. 

 

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CAJA – CERRAR Y ENTREGAR CORTE DE CAJA

Una vez que hemos realizado todos los movimientos del día o nuestro turno ha terminado, vamos a proceder a cerrar el corte de caja.

Lo primero que tenemos que hacer es cerrar el corte de caja:
-    Para eso vamos a ir al menú de Caja / Cerrar Corte
-    A manera de recordatorio el sistema nos pregunta si ya retiramos el fondo de caja que se deja al siguiente cajero. Contestamos que si.
-    Es muy importante mencionar que después de que el corte haya sido cerrado, ya no se podrán realizar ningún tipo de operaciones o movimientos en ese corte.
-    Se presenta la ventana de “Cerrar corte” que nos muestra el número de corte activo, la fecha y hora actual y el nombre del usuario.
-    Daremos clic en botón de “cerrar corte”
-    El sistema nos vuelve a confirmar que se van a cerrar las operaciones de este corte.
-    Contestamos que Si, y el corte quedará cerrado.
-    En ese momento puede entrar el siguiente cajero a operar su corte.
-    Mientras tanto el cajero inicial, realiza el conteo de su dinero en un lugar apartado.

Una vez que el cajero ha terminado de contar el dinero en caja, se procede a entregarlo:
-    Para eso vamos a ir al menú de Caja / Entregar Corte de caja
-    Se abre la ventana de “Registrar corte de caja”
-    Vamos a escribir el número de corte del cual vamos a entregar el dinero
-    Escribimos el importe recibido de cada tipo de pago
-    Aquí también podemos usar la tecla F2 para presentar la ventana del conteo de billetes y monedas
-    Escribimos la cantidad de billetes que estamos recibiendo
-    Damos clic en F8-Continuar
-    Por último vamos a dar clic en <Registrar>
-    El sistema confirma la operación
-    Damos clic en SI y en ese momento se imprime nuestro corte de Caja

Cerrar Corte

Esta opción nos permite realizar es el cierre del corte de caja, con el objetivo de cambio de turno o finalización de las operaciones en caja.

Se puede acceder desde el menú de Caja / Cerrar Corte.  

1. El sistema nos indica si previamente realizamos la salida del fondo de caja recibido, en caso de haberlo registrado, debemos de dar clic en el botón Si.

2. La ventana a manera de consulta nos muestra los siguientes datos: Folio del corte, Fecha, Hora del cierre,  Nombre del Usuario que esta actualmente en el sistema.

3. Para procesar el cierre del corte, vamos a dar clic en el botón “Cerrar Corte”.

4. Confirmamos los datos.

5. De esta manera el sistema ha quedado listo para abrir un corte nuevo para el siguiente turno.

CAJA Consultar Reimprimir y Modificar Corte de Caja

El sistema nos permite consultar, reimprimir y modificar un corte de caja

Si necesitamos reimprimir un corte de caja
Vamos a ir al menú de Caja / Consulta Individual de Cortes
Escribimos el número de corte que queremos reimprimir.
El sistema nos muestra los datos del corte.
Damos clic en  <Imprimir> y el sistema nos preguntará si lo deseamos en pantalla o en impresora.

Esta ventana también nos permite corregir errores de captura, que se hayan cometido al entregar el corte de caja.
Para eso damos clic en <Modificar>
Se activan los campos de la columna de importe.
Escribimos correctamente los importes del dinero recibido.
En la parte de abajo escribimos el motivo por el cual se modifica el corte.
Después damos clic en <Modificar>
El sistema confirma la operación y reimprime el corte con los nuevos valores.

Otra ventana que podemos usar para consultar un corte, es la de Caja / Consulta General de Cortes. Aquí podemos consultar todos los cortes que se han realizado en un período de tiempo, inclusive podemos filtrar por usuario, sucursal o número de caja. Debemos recordar que si alguna restricción se deja en blanco, no será tomada en cuenta.

Una vez que hemos escrito las restricciones deseadas, damos clic en el botón de Consultar y en la parte de abajo se mostrarán todos los cortes que cumplan con las condiciones especificadas.

Podemos dar doble clic o presionar ENTER, para presentar la consulta individual de ese corte, con el fin de reimprimirlo o modificarlo.

También podemos enviar los datos resultantes a Excel

Este es un video de SAIT

Este es un video de SAIT

 

Registrar Movimientos de Efectivo

El modulo de caja nos permite registrar otros movimientos de efectivo que no pertenezcan a pagos normales de los clientes. Existen dos tipos de movimientos: Otras Entradas de Efectivo y Otras Salidas de Efectivo.

Para acceder a Otras Entradas de Efectivo nos dirigimos al menu de Caja / Otras Entradas de Efectivo, se presenta la ventana de: "Entradas de Efectivo". Los movimientos mas comunes que podemos encontrar en Otras Entradas de Efectivo son los siguientes: Fondo de Caja Recibido: el cual se refiere al fondo que se registra por la apertura de un corte y Entrada Extraordinaria que como su nombre lo indica es una entrada adicional.

1.- Seleccionamos el tipo de Movimiento, que utilizaras para realizar la Entrada de efectivo.
2.- Especificamos el importe total en el campo, si se desea realizar un desglose por denominaciones, debemos de presionar la tecla F2 e ingresar los totales por cada moneda y billete.
3.- En caso de ser necesario, podemos abrir nuestro cajón de dinero, a lo cual debemos de dar clic en el botón “Abrir Caja”.
4.- Para procesar nuestra entrada, debemos de dar clic en el botón Procesar.
5.- El sistema nos confirma de que si están correctos los datos, a lo cual debemos de seleccionar “Si” para Procesar.
En caso de contar con algún formato para la impresión del movimiento de salida, seleccionamos el destino del mismo, con la finalidad de contar con un comprobante.

Para acceder a Otras Salidas de Efectivo nos dirigimos al menú de Caja / Otras Salidas de Efectivo, se presenta la ventana de: “Salidas de Efectivo”.
Los movimientos más comunes que podemos encontrar en Otras Salidas de Efectivo son los siguientes: Pago a Proveedor: el cual se refiere al pago realizado en el momento a un proveedor y Retiro a Caja el cual hace referencia cuando contamos con mucho dinero en nuestra y se requiere retirarlo.

1.- Seleccionamos el tipo de Movimiento, que utilizaras para realizar la Salida de efectivo.
2.- Especificamos el importe total en el campo, si se desea realizar un desglose por denominaciones, debemos de presionar la tecla F2 e ingresar los totales por cada moneda y billete.
3.- Capturamos el nombre del beneficiario, en caso de que el tipo de movimiento de opción a capturar beneficiario, puedes consultar del catalogo únicamente presionando la tecla F2 o bien escribimos las primeras letras del beneficiario.
4.- En caso de ser necesario de retirar el efectivo, podemos abrir nuestro cajón de dinero, a lo cual debemos de dar clic en el botón “Abrir Caja”.
5.- Para procesar nuestra salida, debemos de dar clic en el botón Procesar.
6.- El sistema nos confirma de que si están correctos los datos, a lo cual debemos de seleccionar “Si” para Procesar.
En caso de contar con algún formato para la impresión del movimiento de salida, seleccionamos el destino del mismo, con la finalidad de contar con un comprobante.

Este es un video de SAIT